KerPlan, planifier les équipes soignantes.

Le besoin

Sortir les cycles de travail des tableurs.

Cadre de santé, j'ai construit des maquettes organisationnelles et des cycles de travail dans des tableurs, service après service : cardiologie, SMUR, centre de formation.

La réglementation de la fonction publique hospitalière est exigeante : obligation annuelle de travail, repos, amplitudes, jours fériés. Chaque cycle doit la respecter, et rester juste pour les équipes.

Un tableur ne garde ni l'historique ni les raisons d'un choix, et se partage mal entre cadres, direction et équipes.

• Partir des besoins réels de chaque unité, poste par poste.
• Calculer l'obligation annuelle de travail selon la réglementation.
• Construire des cycles conformes, et vérifier leur recevabilité.
• Répartir congés et remplacements de façon équitable.
• Garder la main : l'outil propose, le cadre décide.

La réponse

La démarche de l'ANAP, outillée de bout en bout.

KerPlan suit pas à pas la démarche d'organisation du temps de travail proposée par l'ANAP, des besoins d'activité jusqu'à la politique de remplacement, et relie chaque étape à la suivante.

Tout part de l’activité : le besoin de chaque unité, poste par poste, donne la maquette organisationnelle. La maquette donne le cycle, le cycle donne le planning. Un changement en amont se retrouve en aval, sans ressaisie.

Le solveur cherche les roulements qui respectent la réglementation et les souhaits de l’équipe ; il propose plusieurs variantes, et le cadre choisit. Les prévisions d’activité anticipent les sous-effectifs comme les sur-effectifs, pour ajuster à temps : une stratégie gagnant-gagnant, pour l’établissement comme pour les équipes.

L’équité se mesure dans la durée : un registre garde la mémoire des nuits, des week-ends et des périodes sensibles, fêtes de fin d’année comprises, d’une année sur l’autre. Chaque version d’une décision est conservée, avec son auteur.

Trois portes d'entrée

• Cadre de santé Pour organiser
• Direction Pour piloter
• Professionnels Pour suivre son planning

KerPlan, un socle commun

• Maquette organisationnelle
• Cycles de travail
• Planning nominatif
• Congés
• Remplacements
• Compétences
• Présence et absences
• Documents

Les fondations

• Réglementation
• Optimisation
• IA souveraine
• Journal d'audit
• Données cloisonnées

1. Évaluer les besoins : Le besoin en personnel de chaque unité, à partir de son activité.
2. Calculer l'obligation : L'obligation annuelle de travail, selon le régime de chaque professionnel.
3. Choisir les horaires : Les modèles horaires adaptés à l'activité du service.
4. Bâtir la maquette : Qui est présent, quand, et à quel poste.
5. Construire le cycle : Les roulements, cherchés par le moteur d'optimisation.
6. Vérifier : La recevabilité du cycle au regard des règles.
7. Décompter : Le temps de travail réellement effectué.
8. Remplacer : Une absence, et une proposition de remplaçant expliquée.
9. Fixer une politique : Des règles de remplacement connues de tous, et équitables.

Les fonctionnalités

Ce que KerPlan sait déjà faire. Ce qui avance encore porte sa mention.

• Cadre réglementaire : Régimes, règles et calcul de l'obligation annuelle de travail, sources Légifrance à l'appui.
• Maquette organisationnelle : Structure, effectifs et postes de chaque unité.
• Planification sous contraintes : Des plannings nominatifs construits par un solveur qui respecte les règles.
• Congés et périodes sensibles : Fêtes de fin d'année, été, ponts de mai : un roulement sur plusieurs années, avec l'historique de chacun.
• Remplacement assisté : Une proposition de remplaçant, et les raisons de ce choix.
• Compétences : Référentiel, fiches de poste et matrice des écarts.
• Prévision d'activité : La charge anticipée, propre à chaque établissement.
• Keria, l'assistant : Des réponses sur les plannings et la réglementation, appuyées sur vos documents.
• Interopérabilité : Les logiciels RH, de gestion des temps et de paie reçoivent chaque changement, par un message signé. Les comptes suivent l'annuaire.
• Dimensionnement : Le besoin en postes, et des leviers chiffrés pour l'ajuster. (en partie)
• Indicateurs RH : Indicateurs et signaux d'alerte, unité par unité. (en partie)
• Absences par courriel : Les demandes d'absence reçues par courriel, intégrées directement. (à venir)

Une IA qui propose, le cadre décide

L'IA aide à construire et à expliquer ; elle ne décide jamais à la place des équipes.

• Optimisation : Un solveur cherche les cycles et les plannings qui respectent toutes les contraintes.
• Explications : Chaque proposition de remplacement dit pourquoi elle a été faite.
• Équité dans la durée : Un registre garde la mémoire des nuits, des week-ends et des fêtes, d'une année sur l'autre.
• Prévisions : Sous-effectifs et sur-effectifs anticipés à partir de l'activité : une stratégie gagnant-gagnant.
• IA souveraine : Un modèle de langage français ; la recherche dans les documents est calculée localement.
• Traçabilité : Un journal d'audit immuable, et chaque version d'une décision conservée.

Les objectifs

Moins de temps sur les tableurs, plus de temps avec les équipes.

• Du temps rendu aux cadres : Moins de ressaisies et de calculs à la main : le temps gagné revient aux équipes.
• Des cycles conformes d'emblée : La réglementation vérifiée à chaque étape, plutôt qu'au dernier moment.
• Des effectifs ajustés : Sous-effectifs et sur-effectifs anticipés, plutôt que subis.
• Des plannings plus justes : Nuits, week-ends et fêtes répartis selon des règles connues de tous, suivies dans la durée.
• Des remplacements expliqués : Une proposition argumentée, que le cadre retient ou non.
• Une même vision partagée : Direction, cadres et professionnels voient les mêmes informations, chaque version tracée.

Comment c'est développé

Un outil sérieux pour un sujet sensible : chaque choix technique vise la fiabilité, la sécurité et la réversibilité.

• Architecture par domaine : Une API Python (FastAPI) découpée par métier, et une application Vue 3 installable.
• Données cloisonnées : Chaque établissement a ses données, isolées jusque dans la base elle-même.
• Optimisation sous contrat : Le solveur OR-Tools (CP-SAT) travaille sur des règles métier décrites et vérifiées.
• Qualité vérifiée : Tests, typage strict et analyse des vulnérabilités à chaque intégration ; rien n'est annoncé sans preuve dans le code.
• Exploitation : Déploiement automatisé, supervision des journaux et des métriques, sauvegardes vérifiées.

Compétences mises en œuvre

• Réglementation du temps de travail de la fonction publique hospitalière
• Optimisation combinatoire des cycles de travail
• IA souveraine : assistant conversationnel, recherche sémantique, prévision des sous-effectifs et des sur-effectifs
• Architecture multi-établissements, données cloisonnées par établissement
• Sécurité, détection d'intrusion et observabilité

Mes principes

• Le terrain d'abord : Conçu par un cadre de santé, à partir des tableurs et des démarches du terrain.
• Le cadre décide : L'outil propose et explique ; la décision reste humaine.
• Souverain et réversible : Données cloisonnées par établissement, journal d'audit exportable.